B2B-Onlineshop planen: Kundenpreise, Freigaben und Angebotsanfragen

Ein B2B-Onlineshop muss zu Ihren Verkaufsabläufen passen. Manche Kunden sollen sofort bestellen können, andere benötigen zuerst ein Angebot. Bestandskunden erhalten möglicherweise eigene Konditionen, während neue Interessenten zunächst freigeschaltet werden. Diese Unterschiede gehören in die Planung, bevor ein Shop gestaltet oder eine Erweiterung ausgewählt wird.

Für den Einstieg brauchen Sie keinen vollständigen Katalog. Zwei typische Kundengruppen, einige Beispielartikel und ein realer Angebotsablauf reichen, um die wichtigsten Regeln sichtbar zu machen. Vertrauliche Kundendaten können Sie dabei durch neutrale Testdaten ersetzen.

Welche Aufgabe soll der erste Ausbauschritt lösen?

Ein öffentlicher Produktkatalog erklärt Ihr Sortiment und führt zu einer Anfrage. Ein geschützter Katalog zeigt freigegebenen Kunden weitere Informationen oder Konditionen. Ein Bestellshop nimmt zusätzlich verbindliche Bestellungen über einen festgelegten Kaufweg an. Auch eine Kombination ist möglich: Standardartikel werden bestellt, Sonderausführungen angefragt.

Die Unterscheidung hilft bei der Auswahl der Funktionen. Wenn jedes Produkt vor dem Verkauf technisch abgestimmt werden muss, löst ein gewöhnlicher Warenkorb die eigentliche Aufgabe möglicherweise nicht. Umgekehrt kann eine wiederkehrende Standardbestellung unnötig aufwendig werden, wenn der Kunde jedes Mal eine allgemeine E-Mail schreiben soll.

Schreiben Sie die Rechte Ihrer Kunden einmal auf

Die folgende beispielhafte Matrix beschreibt einen Händler mit freigegebenen Geschäftskunden. Sie ist eine Arbeitsvorlage, keine Vorgabe für Ihren Betrieb. Ergänzen Sie weitere Rollen nur, wenn daraus tatsächlich andere Rechte oder Abläufe entstehen.

Danach klären Sie, wer einen Antrag prüft, Kundengruppen zuordnet und Zugänge sperrt. Auch ein Wechsel des Ansprechpartners beim Kunden braucht einen Ablauf. Ein gemeinsam verwendetes Passwort für die gesamte Kundschaft erschwert eine solche Zuordnung.

Preisregeln mit drei Warenkörben überprüfen

Nehmen Sie einen einzelnen Artikel, eine größere Menge desselben Artikels und einen gemischten Warenkorb. Prüfen Sie diese drei Fälle für Ihre vorgesehenen Kundengruppen. Was geschieht, wenn ein Kunde einen individuellen Preis und gleichzeitig Zugang zu einer allgemeinen Mengenstaffel hat? Welche Regel soll Vorrang haben?

Notieren Sie die erwarteten Ergebnisse vor der Umsetzung. Dazu gehören Bestelleinheiten, Mindestmengen, mögliche Staffelgrenzen und der Umgang mit einem Mengenwechsel im Warenkorb. Eine eindeutige Einheit ist dabei entscheidend: Ein Preis pro Stück darf nicht so dargestellt werden, dass der Käufer ihn für den Preis eines Gebindes hält.

Die technische Darstellung von Preisen und steuerlichen Angaben wird mit Ihren fachlich geprüften Vorgaben umgesetzt. Die Auswahl eines B2B-Plugins ersetzt diese Vorgaben nicht. Ebenso muss Ihre interne Abrechnung zu den im Shop verwendeten Regeln passen.

Aus einer Angebotsanfrage einen nachvollziehbaren Vorgang machen

Bei einer individuellen Anfrage sollten Artikel, Ausführung und Menge erhalten bleiben, wenn Ihr Vertrieb antwortet. Sonst müssen beide Seiten die ursprüngliche Auswahl wieder zusammensuchen. Legen Sie fest, ob das Angebot nur als Nachricht übermittelt oder im Kundenkonto angezeigt und dort angenommen werden soll.

Ein guter Test ist eine nachträgliche Mengenänderung. Ändert der Kunde nach Ihrem Angebot die Menge, darf nicht unbemerkt ein alter Preis für einen neuen Umfang übernommen werden. Das System sollte den Vorgang so behandeln, wie Sie es fachlich festgelegt haben: neu berechnen, erneut prüfen lassen oder eine aktualisierte Angebotsfassung anfordern. Benennen Sie außerdem, woran der Kunde erkennt, ob er gerade anfragt oder bereits bestellt.

Plattform und Erweiterungen anhand dieser Regeln auswählen

Aktuelle Shoplösungen bieten unterschiedliche B2B-Funktionen. Shopify beschreibt kundenspezifische Kataloge und Konditionen, deren Möglichkeiten vom gewählten Tarif und Aufbau abhängen. Bei WooCommerce können entsprechende Erweiterungen unter anderem Kundenrollen, Preisregeln und Angebotsvorgänge ergänzen. Nicht jede genannte Funktion gehört bereits zum Grundsystem.

Lassen Sie deshalb Ihre Beispielvorgänge in der vorgesehenen Lösung prüfen. Eine lange Funktionsliste beantwortet noch nicht, ob mehrere Regeln gemeinsam wie gewünscht arbeiten. Bei vorhandener Warenwirtschaft kommen Schnittstelle, Artikelzuordnung und die führende Datenquelle hinzu. Die Entscheidung zwischen WooCommerce und Shopify sollte diese Anforderungen berücksichtigen.

Was Sie für die Planung vorbereiten können

Stellen Sie drei bis fünf Beispielprodukte, die wichtigsten Kundengruppen und einen anonymisierten Angebotsvorgang zusammen. Ergänzen Sie, wo Preise und Bestände heute gepflegt werden. Mit dieser Grundlage lässt sich ein kleiner, vollständiger erster Umfang beschreiben und von späteren Erweiterungen trennen.

Auf der Seite zu Websites für B2B und Großhandel finden Sie weitere Fragen zu Sortiment und Vertriebsansprache. Wenn Sie einen B2B-Shop aufbauen oder erweitern lassen möchten, senden Sie PEMKO Ihren bisherigen Ablauf und die gewünschten Änderungen. Die technische Machbarkeit wird anhand Ihrer Systeme geprüft, bevor eine konkrete Funktion zugesagt wird.

Quellen und weiterführende Informationen

• Shopify: B2B-Kataloge und Preisgestaltung
• WooCommerce: Dokumentation der Erweiterung B2B for WooCommerce

Plattformfunktionen geprüft im September 2026; konkrete Tarife und Erweiterungen werden für das jeweilige Projekt abgeglichen.